En Intiza hemos implementando nuestro Software para Gestión de Cobranzas en cientos de clientes de distintos tamaños, industrias y países. En base a esa experiencia hemos identificado los 5 puntos clave para tener un proceso eficiente de Cobranzas.
Una aclaración previa: si bien en este artículo nos referimos a negocios que emiten facturas a sus clientes, los conceptos son igualmente aplicables a todo tipo de negocios en los que se genere un compromiso de pago a futuro por parte de un cliente, como ser por ejemplo las cuotas de un préstamo financiero.
A continuación compartimos las 5 claves para un proceso eficiente de Cobranzas.
Muchas empresas comienzan a gestionar sus cobranzas una vez que la factura se encuentra vencida. Esta es una actitud reactiva que retrasa los plazos para darse cuenta de los problemas, y por lo tanto alarga los plazos de cobro de la empresa.
La Gestión de Cobranzas comienza al momento de emitir la factura. En ese sentido, decimos que una gestión eficiente implica ser proactivos en lugar de reactivos.
Lo primero que debes hacer es analizar los procesos internos de tu empresa y asegurarte que se estén cumpliendo los siguientes puntos antes del vencimiento de una factura:
Si alguno de estos puntos no se cumple entonces los plazos para cobrar se alargarán.
Debes definir una serie de avisos y reclamos a enviar a los clientes a medida que pasa el tiempo y sus facturas siguen impagas.
Estos avisos / reclamos pueden ser realizados vía email, teléfono, cartas o personalmente. Recomendamos seguir ese orden a medida que pasa el tiempo.
Conceptualmente la secuencia debiera ser:
Recomendamos además automatizar aquellas gestiones que pueden ser automatizadas, como ser el envío de mails o mensajes de texto (SMS) a clientes. De esta forma optimizarás el tiempo del equipo de cobranzas y además te asegurarás que los avisos / reclamos se hacen en tiempo y forma. Esto es algo que puedes lograr con herramientas como Intiza.
Puedes ver más información sobre este punto en nuestro artículo: ¿Cómo definir un esquema de avisos y reclamos automáticos a clientes?
Uno de los aspectos más importantes es lograr que el tiempo del equipo se aplique a gestionar aquellos clientes que tendrían un mayor impacto en las cobranzas. Es decir, que haya un mecanismo para priorizar los clientes a gestionar.
Las empresas suelen priorizar en base al monto de la deuda, lo que es razonable pero incompleto. En Intiza recomendamos priorizar en base a 3 criterios:
En la mayoría de las empresas la información para gestionar las cobranzas se encuentra diseminada en distintos lugares: el software contable, planillas Excel, notas en cuadernos, tareas en Outlook, etc.
Esto hace que el trabajo de quienes gestionan las cobranzas sea menos eficiente, ya que pierden mucho tiempo para recopilar la información que necesitan para gestionar un cliente.
Por ello es que debes dotarlos de herramientas informáticas que simplifiquen su trabajo diario y los ayude a ser más eficientes. Específicamente, estas herramientas debieran ayudarlos a:
Además estas herramientas debieran permitir que los distintos miembros del equipo puedan colaborar entre ellos, es decir que todos puedan ver las gestiones que otros miembros realizan con clientes y las tareas que tienen pendientes.
Intiza es un ejemplo de este tipo de herramientas.
Todo proceso de cobranzas tiene que ser medido y mejorado permanentemente. Para ello es clave que se generen reportes en tiempo real que puedan mostrar la evolución de los principales indicadores de cobranzas.
En base a estos indicadores podrás diagnosticar qué tan bien (o mal) están las cobranzas de tu empresa, e identificar las áreas de mejora.
Los 4 indicadores básicos son:
Puedes ver más información sobre este punto en nuestro artículo: ¿Cómo medir la eficiencia de tus Cobranzas?