¿Cómo implementar un esquema de avisos y reclamos automáticos a clientes?

Para mejorar tus cobranzas es imprescindible que cuentes con un esquema automatizado de emails a clientes en donde les envíes notificaciones de nuevas facturas, avisos de facturas próximas a vencer y reclamos por facturas vencidas. En esta nota te recomendamos el esquema de mails a configurar y los textos a utilizar en ellos.

A la hora de gestionar las cobranzas de tu empresa debes tener una actitud proactiva. Esto implica no esperar hasta que la deuda de los clientes se encuentre vencida para iniciar las gestiones de cobranza.

En este sentido hay 4 tipos básicos de mails a enviar:

• Notificación de nueva factura
• Aviso de factura próxima a vencer
• Aviso al día de vencimiento de una factura
• Reclamo por deuda vencida

Pasadas estas 4 instancias el caso debiera escalarse. La decisión de qué hacer con un cliente que habiendo recibido esta serie de reclamos aún no paga dependerá de cada empresa y del tipo de relación que mantenga con sus clientes. Algunas opciones son iniciar acciones legales, derivar el cliente a una agencia de cobranzas, dar de baja la cuenta del cliente, mandar a pérdida la factura.

Esquema de ejemplo

Tomando el ejemplo de una empresa que le emite facturas a clientes recurrentes con condiciones de venta a 30 días, este es el esquema que recomendamos:

• Notificación de una nueva factura emitida
• Aviso de factura a vencer dentro de 7 días
• Aviso el día de vencimiento de la factura
• Primer reclamo a los 7 días de vencida la factura
• [Llamada telefónica a los 10 días si no hay respuesta]
• Segundo reclamo a los 14 días de vencida la factura
• Tercer reclamo a los 21 días de vencida la factura
• [Suspender la cuenta del cliente a los 30 días]

Contenido de los mails

Al momento de diseñar el mail que le enviarás al cliente, debes tener en cuenta los siguientes puntos:

• El asunto del mail debe ser muy claro.
• Agregar un párrafo que explique claramente por qué se le envía el mail.
• Incluir la lista de la(s) factura(s) que se está(n) reclamando, incluyendo el número de factura, fecha de emisión, fecha de vencimiento y monto pendiente de pago.
• Incluir los datos de la persona a contactar por consultas o reclamos (nombre, teléfono, mail, horarios de atención, etc.)
• Agregar un párrafo solicitando la información del pago si es que se hubiera realizado. Puede ser que la factura figure impaga en los registros de la empresa porque no está identificado el pago, porque hubo un error en la carga del pago, o porque todavía está en proceso de acreditación.
• Incluir los datos para que el cliente realice el pago.

Ejemplos de textos de mails (haga clic sobre las imágenes para ampliarlas)

Notificación de nueva factura

Aviso de factura próxima a vencer

Aviso al día de vencimiento de la factura

Reclamo por facturas vencidas