¿Cómo medir la eficiencia en tus Cobranzas?

Al medir ciertos indicadores de cobranzas conseguirás no sólo entender que tan bien (o mal) está tu empresa en ese aspecto, sino que también podrás identificar las posibles áreas de mejora. En este artículo te mostramos cuáles son los indicadores de cobranzas que debieras estar utilizando en tu empresa y qué hacer en base a los resultados que arrojen.

Antes de comenzar a hablar sobre los distintos indicadores cabe aclarar que la utilidad de un indicador es ayudarte a tomar decisiones continuamente, basadas en la mejor información posible. Para ello es importante que los indicadores puedan ser calculados en tiempo real y con muy poco esfuerzo. De poco sirve si se requiere de días de trabajo para recolectar y procesar la información.

Por lo tanto lo primero a tener en cuenta a la hora de medir la eficiencia en las cobranzas es contar con sistemas de información que permitan generar reportes e indicadores en tiempo real.

Dicho esto, los principales indicadores de la eficiencia en las cobranzas son:

• Plazo Promedio de Cobranzas
• Antigüedad Promedio de la Deuda
• Porcentaje de la Deuda Vencida
• Porcentaje de Clientes Gestionados

Veamos cada uno de ellos en más detalle.

Plazo Promedio de Cobranzas (PPC)

Este indicador mide el promedio de días que transcurren entre la fecha de emisión de las facturas y la fecha en que los clientes pagan.

Aquellas empresas que realizan una excelente gestión de cobranzas tienen un PPC inferior al plazo que otorgan a sus clientes para pagar sus facturas.

Es el indicador por excelencia de las cobranzas, aunque no siempre puede ser medido ya que si no hay historial de pagos como ocurre en el caso de nuevos clientes, el indicador no puede calcularse.

Medir el PPC es muy recomendable en aquellas empresas que cuentan con una base de clientes recurrentes y sólo una pequeña parte de ellos son nuevos clientes.

Antigüedad Promedio de la Deuda

Este indicador mide el promedio de días que han transcurrido desde la fecha de emisión de las facturas, ayudándonos a entender qué tan antigua es en promedio la deuda de los clientes.

Aquellas empresas que realizan una excelente gestión de cobranzas tienen una Antigüedad Promedio de la Deuda que  es inferior al plazo que otorgan a sus clientes para pagar sus facturas.

Este indicador es ideal para aquellas empresas que le venden por única vez a sus clientes (no tienen clientes recurrentes), o aquellas empresas que iniciaron operaciones hace poco tiempo y aún no tienen suficiente cantidad de facturas que han sido pagadas por sus clientes.

Porcentaje de la deuda vencida

Este indicador mide qué porcentaje de la deuda total de clientes se encuentra vencida.

Este indicador nos ayuda a entender el margen para mejorar que hay en las cobranzas de la empresa. Si es inferior al 3% entonces el margen para mejorar es pequeño y será muy costoso conseguir una mejora significativa. Por el contrario, si es superior al 10% entonces el margen para mejorar puede ser importante y se podrían conseguir mejoras significativas con poco esfuerzo.

Lo recomendable es mantenerlo por debajo del 5%, aunque según la dinámica de ciertas industrias este valor puede variar.

Algunas empresas le agregan un poco más de sofisticación al indicador y miden el porcentaje de la deuda de los clientes que se encuentra vencida hace más de 30 días y no ha sido gestionada en los últimos 15 días por ejemplo. De esta forma agregan al análisis no sólo si la deuda ha llegado a vencer, sino si ésta ha sido gestionada o no.

Porcentaje de clientes gestionados

Los indicadores mencionados anteriormente nos ayudan a entender qué tan bien (o mal) están las cobranzas de la empresa, pero no nos dice nada del esfuerzo que la empresa realiza para cobrar en tiempo y forma.

Por ello es que resulta muy importante medir el porcentaje de clientes con deuda vencida que han sido gestionados hace 30 días o menos.

Para calcular este indicador es necesario llevar registro de las gestiones que se van realizando con clientes.

En la mayoría de los casos lo recomendable es que este indicador se encuentre por arriba del 75%.

Algunas empresas miden además el porcentaje del monto de la deuda vencida que pertenece a clientes que han sido gestionados hace 30 días o menos. De esta forma no sólo buscan que se gestione la mayor cantidad de clientes posible, sino que además se busca gestionar a aquellos que mayor deuda tienen.

Un análisis más detallado de las gestiones implicaría tenerlas tipificadas y así poder diferenciarlas según el tipo de gestión. Algunos ejemplos de tipos de gestiones son: Compromiso de pago, Contacto no logrado, Cliente no recibió la factura, Cliente presenta reclamo a factura, No vive más en este domicilio. Sobre este tema hablaremos más en profundidad en un artículo futuro.

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Por último, a la hora de medir los indicadores de cobranzas hay dos temas a tener en cuenta.

El primero es que lo importante de un indicador no es solamente su valor a un momento dado (la foto) sino también su evolución a lo largo del tiempo (la película). La foto nos dice si estamos bien o mal, y la película nos dice si estamos mejorando o no. Ambos temas son importantes.

El segundo punto tiene que ver con poder medir los indicadores a nivel de toda la empresa, al nivel de un cliente en particular o a nivel de los clientes de un vendedor por ejemplo. De esta forma el análisis que pueda hacerse será mucho más profundo y las decisiones que se tomen estarán basadas en mejor información.