La Importancia de los Reportes en la Gestión de Cobranzas

La gestión de cobranzas es una parte vital de gestión financiera y comercial de las empresas, y contar con información precisa y actualizada es esencial para mantener un flujo de efectivo saludable y una relación positiva con los clientes.

Es por eso que en Intiza, además de los reportes que puede encontrar en la herramienta, hemos desarrollado un dashboard customizable, el cual le permite personalizar los indicadores que cada organización considera claves en su gestión.

Dashboard

Los mismos pueden crearse desde la configuración de la empresa en la solapa Dashboard. Se pueden crear diversos Dashboard, cada uno con un grupo de indicadores y luego según los roles de los usuarios asignárselos desde el administrador de permisos.

Dentro de los indicadores podrán elegirse gráficos de barras, torta, líneas o algunos predefinidos como la tabla de estados de la deuda o el cashflow de cobro para obtener la información sobre los de ingresos esperados de forma más cercana a la realidad.

Cashflow

El Cashflow nos brinda mayor certeza del flujo de cobro basándose en la fecha de vencimiento, el comportamiento de pago del cliente y permitiendo más precisión en función a los estados de la deuda, ya que en los mismos se puede definir si ese estado debe excluirse o tomarse una fecha diferente a la de vencimiento.

De esta forma se puede definir que las promesas de pago tomen la fecha de la promesa o que si hay una disputa se quite dicho comprobante del cash-flow asumiendo que hasta que no se resuelva la misma no se pagará.

Por consiguiente, el dashboard del cashflow nos da una mayor aproximación a la realidad de los ingresos de los próximos 30 días, agrupando los mismos en 4 barras de 7 días.

Indicadores personalizables

Desde el administrador de dashboard podemos personalizar los mismos. Por ejemplo, eligiendo un gráfico de torta que muestre la deuda pendiente agrupada por un campo de lista de la deuda o del cliente como podría ser el cobrador. Adjuntamos un ejemplo de la vista de este tipo de gráficos.

Ejemplo de configuración

Otros ejemplos de aplicación de gráficos.

Otros reportes complementarios

Para entender qué ocurre con la gestión, es decir, si logramos contactar a todos los clientes, si la tasa de contacto es la adecuada, si las gestiones son efectivas, entre otros y así poder analizar si se debe realizar cambios en las mismas podemos apoyarnos en los siguientes reportes.

Para poder entender y trabajar sobre las gestiones realizadas por el sector y así tener mayor información sobre nuestra tasa de contactabilidad, gestiones efectivas, etc. Podemos apoyarnos en reportes que nos darán un mejor panorama al respecto.

Mapa de clientes

El reporte “Mapa de clientes” nos permite visualizar rápida y sencillamente la situación global de las cobranzas.

El mismo nos muestra la cantidad de clientes y deuda por cobrar, la cual se encuentra abierta en la segunda columna por distintos tipos de clientes:

• Clientes sin deuda
• Clientes que tienen deuda, pero están al día
• Clientes que tienen deuda vencida, es decir, aquellos sobre los que hay que realizar la gestión.

Dentro de este último grupo, que es el prioritario para la gestión de cobranzas, podemos observar rápidamente cuales han tenido gestión manual o no, en los últimos días. Por defecto contempla los últimos 30 días, pero en el mismo reporte ese periodo es configurable para a que clientes no se está gestionando y darle el trato correspondiente.

Al hacer clic sobre la cantidad de clientes del cuadro rojo (7 en el ejemplo) podremos ver la lista de los mismos y trabajar sobre ellos.

Tipo de gestiones

Este reporte, a diferencia del anterior, que nos mostraba aquellos clientes con deuda y sin gestión, nos muestra la cantidad y tipo de gestiones que se están realizando.

Para mejorar la utilidad de esta información es importante clasificar correctamente las gestiones, por lo que resulta tener claridad sobre lo que se quiera medir. Por ejemplo, si lo que deseo saber es la cantidad de promesas incumplidas, o la cantidad de reclamos de cierto tipo, es necesario generar un comentario al respecto y tipificarlo según lo definido cada vez que esto ocurra. De esta forma según la dinámica del negocio y los clientes se podrá saber si se cumple con lo pactado, si hay demoras de cobro por algún inconveniente interno, o si logro contactar a los clientes o no, cuales son los canales, etc.

Si tomáramos este ejemplo podemos observar que se están realizando gestiones que muestran un cambio de estado de la deuda, lo cual es importante en cuanto a nivel de respuesta. Luego deberá complementarse con el reporte de estado de la deuda para ver qué tipo de cambio se están dando (si favorecen o no el cobro). Al mismo tiempo se observa un alto número de contactos no logrados, los cuales pueden darse por diferentes causas (horas de llamado o habilitar otros canales por ejemplo), y las cuales deberán analizarse para tomar acción y trabajar en la mejora de las gestiones.

Conclusiones:

1. Identificación de Tendencias y Patrones: Los reportes de gestión de cobranzas también son herramientas valiosas para identificar tendencias y patrones en los hábitos de pago de sus clientes. La identificación de estas tendencias puede ayudarte a adaptar sus estrategias de cobranza de manera más efectiva.
2. Priorización de Actividades: No todas las cuentas pendientes tienen el mismo nivel de urgencia. Los reportes permiten identificar qué cuentas requieren atención inmediata y cuáles pueden manejarse con mayor flexibilidad. Esto ayuda a los equipos de cobranza a priorizar sus esfuerzos y recursos de manera más estratégica, asegurando que se aborden las cuentas de mayor riesgo en primer lugar.
3. Optimización de Estrategias de Cobranza: Los reportes también le brindan una base sólida para evaluar la efectividad de las estrategias de cobranza actuales. Si observa que ciertos enfoques no están generando los resultados deseados, puede ajustar sus tácticas para mejorar el proceso y lograr una mayor tasa de recupero.