La organización del trabajo de los cobradores es fundamental para obtener mejores resultados en la cobranza de las empresas. Dicha organización ayuda, no solo a un proceso prolijo de trabajo diario, sino a la productividad del equipo.
En este artículo, Damian Luna (gerente de operaciones en Intiza) nos propone una forma de cómo armar el día a día de un cobrador para obtener mejores resultados, tanto individuales como del sector.
Todo gestor de cobranzas debe realizar 4 pasos en su labor diaria de forma recurrente:
▶️ Elegir el clienteLo primero será verificar que no se tengan tareas pendientes como llamados pactados, promesas no cumplidas u otras actividades de gestiones previas que requieran seguimiento. Para esto es necesario contar con un sistema que permita tener presente estas alertas tan necesarias del día a día.
Luego se debe definir según los criterios establecidos el cliente a gestionar (por ejemplo, aquellos con mora mayor a 30 días que no han tenido gestión en los últimos 7 días.). Para ello resulta importante tener en claro la priorización de los clientes a gestionar teniendo diversos criterios o segmentos que cubran el 100% de los casos y estableciendo una prioridad para cada uno.
Una vez realizado esto se obtiene una lista de clientes a gestionar con un orden establecido con lo cual solo queda comenzar el trabajo individual de cada gestión y es así como pasamos al paso 2 “prepararme para el contacto”.
Este punto se resume en algo tan sencillo como tener toda la información necesaria, pero esto a veces no es tan simple, por eso es beneficioso contar con una herramienta que permita encontrar en un mismo lugar, de forma rápida y ágil, la información de contacto, detalle de la deuda a reclamar y gestiones previas para entrar en contexto y así facilitar que el proceso de cobro avance, sin dar lugar a que el mismo se estanque al no tener presente los acuerdos o conversaciones previas.
Este es el punto más importante del proceso y consiste en contactar al deudor para entender porque no ha pagado, asegurarnos que tenga conocimiento de la deuda y que no haya inconvenientes para el pago de esta, y así allanar el camino para que se pueda llegar al cobro de la misma. Puede haber diversos medios de contacto y múltiples resultados, lo importante es tener para cada resultado posible un camino a seguir que posibilite seguir recorriendo el camino de la cobranza.
Si bien son 2 cosas diferentes no debe haber una sin la otra. Desde un “no contacto efectivo” o “contacto fallido” donde se deberá generar una tarea para volver a gestionar al poco tiempo hasta las promesas o pagos informados, todo tiene que quedar registrado. Debe haber unos sencillos pasos para cada situación (escenario de gestión) donde quede documentado lo ocurrido, con notas, emails, tareas, etc. y de ser posible estar vinculado a acciones automáticas, como pueden ser alertas ante desvíos, ya sea al deudor, al gestor o incluso a otras áreas como puede ser Tesorería por falta de imputación.
Asentar las gestiones realizadas es importante como registro histórico, pero carecen de sentido sin la posibilidad de un seguimiento eficaz, en tiempo y forma, y para ello lo mejor es tener la posibilidad de automatizar acciones a través de una herramienta.
De esta forma volvemos al punto 1 donde mediante la carga de tareas y alertas de las gestiones a dar seguimiento (promesas incumplidas, pagos no aplicados, etc.) obtenemos las prioridades iniciales para luego continuar con el resto de clientes a gestionar.
Esperamos que esta información le sea de gran ayuda para poder organizar el día a día del equipo de cobranzas. En Intiza ayudamos a más de 300 empresas en todo Latinoamérica a simplificar estos procesos, automatizando acciones, simplificando la gestión de los cobradores y creando reportes completos para medir resultados y tomar decisiones.